Umetna inteligenca v javni upravi: vodič za občine, zavode in organe (2026)

Umetna inteligenca v javnem sektorju pomeni, da organ (občina, zavod, uprava) uporablja orodje, ki samodejno obdela dokumente, evidence ali prošnje, na primer razvrsti vhodno pošto, poišče določilo v predpisu ali pripravi osnutek poročila. V Sloveniji je to urejeno s tremi skladi: Aktom o umetni inteligenci, zakoni o varstvu osebnih podatkov in smernicami za javno upravo. Ta vodič jih strne v praktične korake: kaj sme, kaj mora organ dokumentirati, kje so že zgledi in na kaj paziti pri izbiri ponudnika.

Zakaj zdaj

Trije datumi, ki jih mora poznati vsak ravnatelj, župan ali vodja oddelka:

• 5. marec 2026: vlada je sprejela Nacionalno strategijo za umetno inteligenco do 2030. Država gradi lasten ekosistem: Kompetenčni center za UI, Slovensko tovarno UI (SLAIF) in načrtovano državno infrastrukturo za enotno platformo UI javne uprave.
• 2. avgust 2026: začele so se uporabljati obveznosti preglednosti sistemov UI iz 50. člena Akta o umetni inteligenci. Posamezniki morajo biti obveščeni, kadar so izpostavljeni določenim sistemom (npr. prepoznavanje čustev).
• 2. december 2027: začnejo veljati obveznosti za visokorizične sisteme UI iz Priloge III. Za večino takšnih sistemov v javni upravi (upravno odločanje, izobraževanje, javne storitve) to pomeni ocene učinka, spremljanje in dokumentacijo.

Najkasneje ob uvedbi vsakega sistema UI mora organ javnega sektorja objaviti podatke o njem na enotni informacijski točki. O tem spodaj.

Kaj Akt o UI zahteva od javnega sektorja

Akt o umetni inteligenci (Uredba EU 2024/1689) razdeli sisteme po tveganju. Za javni sektor so pomembni trije nivoji:

1. Sistemi, za katere velja samo obveznost preglednosti. Večina pomočnikov za iskanje po predpisih ali pripravo osnutkov spada sem. Od 2. 8. 2026 morajo uporabniki biti obveščeni, da komunicirajo z UI, če pa sistem obdeluje osebne podatke, še vedno velja varstvo podatkov.

2. Visokorizični sistemi (Priloga III). Če UI sodeluje pri odločanju o pravicah, storitvah ali dostopu (npr. uvrščanje prošenj, ocenjevanje upravičenosti do storitev, izobraževanje, zaposlovanje), je sistem visokorizičen. Od decembra 2027 zanj veljajo strožje zahteve: upravljanje tveganj, beleženje, človeški nadzor, tehnična dokumentacija. Ob uvedbi je treba izdelati oceno učinka na temeljne pravice (HRIA).

3. Obveznost poročanja: register sistemov UI. Organ javnega sektorja, ki ima v uporabi sistem UI ali informacijsko rešitev, ki vključuje UI, o tem poroča elektronsko prek portala SPOT. Zbirko zagotavlja Ministrstvo za digitalno preobrazbo in deluje kot enotna informacijska točka preglednosti (SPOT: poročanje o sistemih UI, zbirka podatkov). Poročilo vsebuje:

• organizacijo in ime rešitve,
• področje uporabe ter cilje in učinke,
• opis osnovnih principov delovanja algoritmov pri odločanju,
• številko in datum ocene učinka varstva osebnih podatkov (DPIA),
• številko in datum ocene učinka na temeljne pravice (HRIA), kadar gre za visokorizični sistem,
• navedbo možnosti pravnega varstva zoper odločanje sistema,
• kontaktne podatke.

Poročanje opravi pooblaščena oseba organa, vnos pa je pred objavo predmet uredniškega pregleda.

Smernice za javno upravo. Ministrstvo je avgusta 2026 izdalo Smernice za razvoj, uvedbo in uporabo UI v javni upravi, ki organom dajejo praktična, pravna in etična izhodišča. Vsebujejo dve prilogi, pomembni za vsakdanjo prakso: priporočila za uporabo javno dostopnih orodij generativne UI ter izhodno strategijo za oblačne storitve z varnostnimi zahtevami za obdelavo varovanih podatkov.

Kaj zahteva varstvo osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (IPRS) ima za javni sektor jasna stališča. Strnjeno:

Osebni podatki v orodja UI smejo, če so posamezniki v njih več ne določljivi. To je temeljno pravilo priporočil za javne uslužbence: vnesti smejo samo vsebino, iz katere posameznika (stranka, učenec, pacient, prosilec) ni več mogoče določiti (IPRS: priporočila za javne uslužbence).

Vsaka obdelava potrebuje pravno podlago. Vnos, hramba in posredovanje so obdelava po Splošni uredbi in ZVOP-2. Javni organi se lahko sklicujejo le na omejen nabor podlag iz 6. člena, zahtevnejši kot v zasebnem sektorju. IPRS je v mnenjih zapisal tudi, da je večina komercialno dostopnih orodij UI trenutno problematičnih vsaj iz vidika varstva pravic posameznikov (IPRS: svetovanje pri uporabi UI).

Odgovore vedno dvakrat preverite. IPRS opozarja, da UI lahko izmisli odgovore (haluciniranje), in da uporaba orodij UI ne sme postati izgovor, zakaj je bilo v zadevi odločeno na določen način. Odloča človek; UI pripravlja osnutke.

Določite vloge in sklenite DPA. Pred uvedbo organ opredeli, ali je upravljavec ali obdelovalec (ali skupni upravljavec) in s ponudnikom sklene pogodbo iz 28. člena Splošne uredbe, ki določa vsebino, trajanje in namen obdelave (IPRS: uporaba umetno inteligentnih orodij). Za občutljivejše sisteme pride še ocena učinka (DPIA).

Kje se UI v slovenski javni upravi že uporablja

Najboljši vir zgledov so rešitve, ki jih je OECD uvrstil med mednarodne dobre prakse, vse tri z Ministrstva za notranje zadeve in javno upravo (GOV.SI):

Nacionalni program 2030 omenja še sistem Pladenj in pilotnega pametnega pomočnika na FURS. Za občine in zavode je sporočilo teh zgledov preprosto: UI se uvaja znotraj enega procesa, ne čez celo organizacijo.

Za kaj se UI splača v občini ali zavodu

Iz prakse slovenske uprave in potreb manjših organov so najhitrejši dobički:

• Vhodna pošta in evidence. Razvrščanje prispelih dokumentov v zadeve (Krpan-model): manj ročnega prepisovanja, hitrejša obravnava.
• Iskanje po predpisih in dokumentih. Odgovori na vprašanja »kaj določa ta pravilnik« ali »kaj zahteva zakon za to vlogo«, z navedbo člena ali dokumenta, da uradnik odgovor preveri.
• Poročila za nadzor. Evidence, ki jih zakon zahteva, in poročila za inšpekcijo iz enega vnosa, ne iz treh tabel, ki se ne ujemajo.
• Informacije javnega značaja. Priprava osnutkov odgovorov na zahteve po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja. Vsebina je javna, a proces mora biti sledljiv.
• Podpora na terenu. Pregled naprav in terena za javna podjetja in komunale.

Pri vseh teh skupnih imenovalcev: vsebina vsebuje osebne podatke prosilcev ali zaposlenih, zato kje se obdelava izvaja, ni tehnična podrobnost, temveč pravno vprašanje.

Kako uvajati UI po korakih

1. Izberite en proces. Ne »digitalizacija«, ampak ena stvar, ki se ponavlja: vhodna pošta, ena evidenca, eno poročilo.
2. Preverite, ali gre za osebne podatke. Če da: pravna podlaga, omejitev obsega na nujno potrebne podatke, po potrebi psevdonimizacija.
3. Določite vloge in sklenite DPA s ponudnikom. Pogodba mora določati, kaj, kako in kako dolgo se obdeluje, in kje.
4. Izdelajte DPIA (oceno učinka varstva podatkov), če sistem obdeluje osebne podatke obsežneje ali na nov način. Za visokorizične sisteme še HRIA.
5. Zagotovite človeški nadzor. UI pripravlja osnutke; odloča in podpisuje človek, ki odgovarja za odločitev.
6. Poročajte sistem na SPOT najkasneje ob uvedbi (podatki iz seznama zgoraj).
7. Usposobite ljudi. Smernice javni upravi nalagajo tudi skrb za pismenost na področju UI; obstaja pa nacionalna platforma za izobraževanja in ponudba SLAIF.

Oblačne storitve: kje se obdelava izvaja

Smernice za javno upravo vsebujejo izhodno strategijo za oblačne storitve in varnostne zahteve za obdelavo varovanih podatkov v sistemih UI. V praksi to pomeni vprašanje, ki ga mora organ postaviti vsakemu ponudniku: kje fizično poteka obdelava in kdo jo nadzira?

Pri javno dostopnih brezplačnih orodjih (ChatGPT in podobni) obdelava poteka pri tujem ponudniku po njegovih pogojih. Za varovane podatke to ni sprejemljivo. Zato ima pri izbiri rešitve za javni sektor težo:

• strežnik v Sloveniji, ki ga upravlja domači ponudnik (obdelavo lahko pokažete revizorju),
• izbris vsebine po odgovoru (ne hramba po pogojih ponudnika),
• dnevnik obdelave (kdo je kdaj poslal kateri dokument),
• pogodba o obdelavi (DPA), sklenjena v slovenščini.

Kaj ponuja Heretik za javni sektor

Za občine, javne zavode in državne organe smo pripravili rešitve, ki izpolnjujejo zgoraj naštete pogoje:

• Heretik Cloud: jezikovni model na strežniku v Sloveniji, ki ga upravljamo mi. Vsebina se po odgovoru izbriše, pogovori ostanejo v brskalniku, dnevnik beleži, kdo je kdaj poslal kateri dokument. Paketa Ekipa in Podjetje vključujeta DPA in dogovorjen odzivni čas. Poglejte Cloud →
• Heretik Pilot: pomočnik, ki odgovarja iz predpisov, evidence in dokumentov organa, z navedbo dokumenta in strani, da uradnik odgovor preveri. Lahko teče na Cloudu ali na strežniku v vašem omrežju. Poglejte Pilot →
• Področje smo opisali na strani Umetna inteligenca za javni sektor: odgovori iz predpisov z navedbo člena, evidence in poročila iz enega vnosa, pregled naprav in terena.

Pogosta vprašanja

Vodič je informativne narave in ni pravno mnenje. Za odločitve v konkretnem postopku se posvetujte z Informacijskim pooblaščencem ali pravnim svetovalcem.